skip to Main Content
Werkgever? 085-0471450 | Werknemer? 085-0471456 | Downloads

PRIVACYREGLEMENT

Betreffende bedrijven

Dit Privacyreglement betreft de volgende bedrijven:
Optimaal Werk BV
Optimaal Arbo BV
Verzuim Beheer BV
Allen statutair gevestigd op Van Limburg Stirumstraat 13, 2201 JM  NOORDWIJK. Verder in dit document te noemen Optimaal Werk en gelieerde bedrijven.

Inleiding

Optimaal Werk en gelieerde bedrijven gaan zeer zorgvuldig om met de haar toevertrouwde persoonlijke informatie. In de Wet Bescherming Persoonsgegevens is een privacyreglement opgesteld, waarin wordt beschreven op welke wijze omgegaan dient te worden met persoonlijke en andere vertrouwelijke informatie. Dit privacyreglement is de basis geweest voor het privacyreglement van Optimaal Werk en gelieerde bedrijven en beschrijft hoe wij omgaan met de privacy en gegevensverwerking van onze cliënten en de werknemers van onze cliënten.

Dit reglement voldoet aan de wettelijke eisen die de Wet Bescherming Persoonsgegevens hieraan stelt. Werknemers in dienst van Optimaal Werk en gelieerde bedrijven ontvangen het privacyreglement bij aanvang van het dienstverband. Cliënten en werknemers van cliënten worden bij de uitvoering van een dienstverlening door Optimaal Werk en gelieerde bedrijven gewezen op het bestaan en naleven van dit privacyreglement alsook het klachtenreglement. Het privacyreglement en het klachtenreglement zijn op de website van Optimaal Werk (www.optimaalwerk.nl) na te lezen en te downloaden en worden eveneens op verzoek verstrekt.

Vaststelling gepubliceerde versies

De verwerking van persoonsgegevens zijn bij de Autoriteit Persoonsgegevens aangemeld onder nummer: M00002261.

Versie PR.V2017-01 is vastgesteld op 05-12-2017.

Inwerkingtreding

Dit privacyreglement is per 05-12-2017 in werking getreden.

Optimaal Werk BV
Optimaal Arbo BV
Verzuim Beheer BV

E.W. Slobbe
Directeur

Artikel 1. Algemene begripsbepalingen

1.1 Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de Wet Bescherming Persoonsgegeven daaraan toekent.

1.2 Functionarissen & organisaties die bij re-integratie werken met privacygevoelige gegevens
Administratief medewerker
De administratief medewerker ondersteunt de Financieel Medewerker in het facturatieproces (levert de te factureren gegevens aan). Coördineert en stelt prolongatieoverzichten op, ondersteunt met het opstellen van offertes.

Arbeidsdeskundige
Arbeidsdeskundigen zijn specialisten in de relatie mens, werk en inkomen. Zij wegen belasting, belastbaarheid en beleving van mens en werk in zijn gehele context. Ook coachen zij op het behalen van reële doelen in werk en inkomen. De Arbeidsdeskundige werkt in zijn onderzoek samen met een Bedrijfsarts (die de ziekte of het gebrek van de werkende vertaalt naar een belastbaarheidsprofiel).

Arbodienst
Een gecertificeerd dienstverlener gericht op preventie, verzuimbegeleiding en re-integratie. De arbodienst is gecertificeerd volgens de Certificeringregeling Arbodiensten. De regeling wordt beheerd door de Stichting Beheer Certificatieregeling Arbodienst (SBCA). Voor meer informatie: www.sbca.nl. Waar in dit document gesproken wordt over een arbodienst, wordt ook de sbca-gecertificeerde Arboarts bedoeld.

Autoriteit Persoonsgegevens
De Autoriteit Persoonsgegevens is de (overheids)organisatie die toezicht houdt op de naleving van de wettelijke regels voor bescherming van persoonsgegevens (privacywetgeving). De taken en bevoegdheden van de Autoriteit Persoonsgegevens staan in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Deze wet is gebaseerd op de Europese privacyrichtlijn. De taken van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn: toezicht, advisering, voorlichting, informatieverstrekking & verantwoording en internationale taken. De Autoriteit Persoonsgegevens kan organisaties een boete opleggen als zij de Wet bescherming persoonsgegevens overtreden. De maximale boete is € 820.000 of 10% van de jaaromzet.

Bedrijfsarts
Een in het BIG-register geregistreerde medisch specialist op het terrein van arbeid en gezondheid. De titel ‘bedrijfsarts’ is een wettelijk beschermde titel. De NVAB is de beroepsvereniging van de bedrijfsarts. Op www.nvab-online.nl is de gedragscode voor bedrijfsartsen en het professioneel statuut terug te vinden.

BIG-register
Het BIG-register (Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg) is een Nederlandse databank waarin een aantal officieel erkende gezondheidswerkers is geregistreerd. In het BIG-register zijn artsen, Apothekers, Fysiotherapeuten, Gezondheidszorgpsychologen, Psychotherapeuten, Tandartsen, Verloskundigen en Verpleegkundigen opgenomen. Alleen wie in het register is ingeschreven, is door de wet bevoegd deze beschermde titel te voeren. In het register zijn die personen opgenomen die een relevante door de overheid erkende beroepsopleiding gevolgd hebben.

Casemanager Wet verbetering poortwachter (WVP)
Een Casemanager WVP is een procesbegeleider van een verzuimdossier. Sinds 2002 is het begrip casemanager opgenomen in de Wet verbetering poortwachter. De werkgever en werknemer samen benoemen een interne of externe persoon als Casemanager WVP en leggen dit vast in het plan van aanpak. Deze persoon begeleidt de overeengekomen activiteiten en verzorgt het contact tussen werknemer, werkgever en arbodienst.

Ook na de periode van loondoorbetaling (na de reikwijdte van de WVP) kan de Casemanager een rol in de begeleiding hebben. Het gaat dan om de periode waarin een ex-werknemer recht heeft op een Ziektewetuitkering als de werkgever daarvoor eigenrisicodrager is en/of de eerste 10 jaar dat de (ex­)werknemer recht heeft op een WGA-uitkering waarvoor zijn (ex-)werkgever het eigenrisico draagt.

Financieel medeweker
De Financieel Medewerker voert en controleert de urenregistraties, verzorgt de facturatie, verzorgt de financiële administratie, verleent overige administratieve diensten en stelt financiële rapportages op ten behoeve van de directie en organisatie.

Inkomensverzekeraar
De verzekeraar die tenminste een van de volgende producten op het gebied van het werkgeversrisico aanbiedt:
– Verzekering die voor de werkgever het risico van loondoorbetaling gedurende de eerste 104 ziekteweken van een werknemer dekt;
– Verzekering die voor de werkgever die eigenrisicodrager is het risico van de WGA-uitkeringen dekt.

De verzekeraar kan ook de functie van re-integratiebedrijf uitoefenen mits dat bedrijf of die afdeling strikt gescheiden opereert van het verzekeringsbedrijf (of de afdeling claimbeoordeling).

Loopbaancoach / Re-integratieadviseur Spoor 2
Een Loopbaancoach (ook wel Re-integratieadviseur Spoor 2 genoemd) begeleidt (arbeidsongeschikte) werknemers naar een nieuwe baan bij een nieuwe werkgever in het kader van re-integratie of outplacement.

Specialist Werkhervatting (verlengde arm: onder delegatie van de Bedrijfsarts)
De in opdracht en onder delegatie van de Bedrijfsarts aangewezen Specialist Werkhervatting die onder de verantwoordelijkheid van de Bedrijfsarts de werkgever en werknemer begeleidt bij het proces rond verzuim en re-integratie, waarbij wordt voldaan aan de strikte voorwaarden die bij delegatie gelden ten aanzien van competenties, scholing, toezicht, geheimhouding en overdracht.

Hier geldt dat de begeleiding zich niet beperkt tot de periode van loondoorbetaling door de werkgever, maar zich ook uitstrekt tot de Ziektewet en/of de eerste 10 jaar van de WGA-uitkering als de (ex-) werkgever daarvoor eigenrisicodrager is.

Verzuimcoördinator
Een Verzuimcoördinator assisteert de Bedrijfsarts en werkt onder diens verantwoordelijkheid (onder verlengde arm / gedelegeerde taak). Deze persoon begeleidt de overeengekomen activiteiten en verzorgt het contact tussen werknemer, werkgever, arbodienst en eventueel de inkomensverzekeraar. De Verzuimcoördinator verwerkt de ziek- en herstelmeldingen en heeft het eerste (telefonische) contact met de arbeidsongeschikte werknemer. Daarnaast voert deze persoon de agenda van de Bedrijfsarts en meestal ook de agenda van de Casemanager en Specialist Werkhervatting.

1.3 Persoonsgegevens
Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘Betrokkene’); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

In dit privacyreglement maken we onderscheid in vier categorieën (A, B, C en D) van gegevens naar het doel waarvoor deze gegevens mogen worden verwerkt. Voor alle gegevens geldt dat deze alleen verwerkt mogen worden voor zover dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij verkregen worden.

(Persoons)gegevens Categorie A
Dit zijn hoofdzakelijk proces- en administratieve gegevens, en enkele gegevens over de gezondheid, die de werkgever, de inkomensverzekeraar (in de hoedanigheid van claimbeoordelaar) en de functionarissen van de Arbodienst mogen verwerken.

Tot categorie A behoren onder meer de volgende gegevens:
– NAW-gegevens van de (zieke en/of arbeidsongeschikte) werknemer;
– loongegevens van de (zieke en/of arbeidsongeschikte) werknemer;
– datum einde dienstverband (indien deze eindigt voordat de 104 weken loondoorbetaling/WIA wachttijd voorbij is);
– burgerservicenummer (BSN);
– datum eerste verzuimdag;
– datum van (gedeeltelijk) herstel;
– (vermoedelijke) duur van het verzuim;
– arbeidsongeschiktheidspercentage of het percentage loonwaarde;
– aantal uren per dag of per week dat de werknemer eigen of passend werk kan verrichten, met vermelding van de aanvangsdatum (opbouwschema);
– of sprake is van enige vorm van schadeloosstelling, zoals vangnetsituatie of regres;
– of sprake is van loonopschorting of loonstopzetting;
– of er sprake is van enige vorm van sanctionering op grond van de ZW of WIA, indien de werkgever hiervoor eigenrisicodrager is;
– de beschikking van het UWV;
– in geval van WGA eigenrisicodragerschap, na verkregen machtiging van de werkgever, de administratieve gegevens uit de SUAG-levering (Status Uitkering Arbeidsgeschiktheid) door UWV;
– of en wanneer een interventie is ingezet;
– kosten van de interventie;
– of een plan van aanpak is opgesteld;
– of de activiteiten uit het plan van aanpak (tijdig) zijn uitgevoerd.

(Persoons)gegevens Categorie B
Dit zijn gezondheidsgegevens die noodzakelijk zijn voor een adequate verzuimbegeleiding en re-integratie van de zieke/arbeidsongeschikte werknemer. Deze gegevens zijn veelal afkomstig van de Arbodienst. Gezondheidsgegevens zijn ook noodzakelijk bij de ondersteuning van de werkgever in zijn hoedanigheid als Zelfstandig Bestuursorgaan (ZBO) bij eigenrisico dragen Ziektewet en/of WGA of in het kader van bezwaar- en beroepszaken tegen UWV en bij herbeoordelingsverzoeken.

Tot categorie B-gegevens behoren onder meer:
– visie van de Bedrijfsarts op de te re-integreren zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer;
– vertaling van de medische gegevens door de Bedrijfsarts naar beperkingen en mogelijkheden van de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer;
– poortwachterrapportages, zoals het plan van aanpak en de probleemanalyse;
– belastbaarheid: de werkzaamheden waartoe de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer nog wel of niet meer toe in staat is, de fysieke en mentale mogelijkheden en beperkingen;
– rapportage van de Arbeidsdeskundige, waarin de belastbaarheid wordt vertaald naar concrete mogelijkheden tot het verrichten van arbeid;
– advies over eventuele aanpassingen of werkvoorzieningen die nodig zijn;
– advies over een interventie gericht op het verhogen van de belastbaarheid;
– planning traject van de re-integratie;
– de wens van de werknemer ten aanzien van soort werk, niveau, arbeidspatroon en scholing;
– fase-indeling met betrekking tot de arbeidsmarkt;
– advies over interventies die nodig zijn voor het wegnemen of verminderen van de beperkingen dan wel voor het vinden van arbeid of het aanpassen van de arbeid.

(Persoons)gegevens Categorie C
Dit zijn de gegevens die in het kader van een medisch onderzoek of een medische behandeling door een (bedrijfs)arts worden verwerkt. In het proces rondom verzuim en arbeidsongeschiktheid is de verwerking van deze gegevens voorbehouden aan de Arbodienst/Bedrijfsarts.

Hoewel de verwerking van deze gegevens is voorbehouden aan de Arbodienst/Bedrijfsarts, is de inzet van deze functionaris geen vrijbrief voor uitwisseling of verwerking van deze gegevens. Ook hier geldt dat de gegevens slechts verwerken mogen worden voor een duidelijk omschreven doel en mits noodzakelijk en proportioneel en na verkregen toestemming van de zieke/en of arbeidsongeschikte werknemer. Dat geldt ook in geval van delegatie voor de medewerkers die in de verlengde arm constructie onder de verantwoordelijkheid van de Bedrijfsarts werken.

In het proces rondom herbeoordeling en bezwaar- en beroep kunnen de gegevens uit Categorie C ook door de medisch adviseur van het re-integratiebedrijf of –afdeling van een verzekeraar verwerkt worden.

Tot categorie C-gegevens behoren onder meer:
– diagnose en behandelgegevens;
– oorzaak en aard van de ziekte/aandoening;
– informatie waaruit de diagnose en/of de aard en oorzaak ven de ziekte/aandoening is af te leiden;
– inhoudelijke onderbouwing van interventies die nodig zijn voor het wegnemen of verminderen van de beperkingen dan wel voor het vinden van arbeid of het aanpassen van de arbeid.

(Persoons)gegevens Categorie D
Dit zijn algemene gegevens van de werkgever. Tot categorie D-gegevens behoren onder meer:
– NAW-gegevens van de werkgever;
– Offertes, opdrachtbevestigingen, contracten en overeenkomsten;
– Facturatiegegevens

1.4 Beheerder van persoonsgegevens
De persoon die onder verantwoordelijkheid van de directie van Optimaal Werk en gelieerde bedrijven belast is met de dagelijkse zorg voor het verwerken van persoonsgegevens.

1.5 Betrokkene
Degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.

1.6 Bewerker
Een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.

1.7 Biologische agentia
Biologische agentia zijn micro-organismen en andere dragers van plantaardige of dierlijke herkomst die bij blootstelling ernstige gezondheidsrisico’s kunnen opleveren. Het begrip biologische agentia omvat al dan niet genetisch gemodificeerde micro-organismen, bijvoorbeeld virussen, bacteriën schimmels of parasieten, die een infectie, allergie of toxiciteit kunnen veroorzaken.

1.8 Bijzondere gegevens
Bijzondere gegevens zijn alle medische gegevens betreffende Betrokkene, alsmede gegevens waar geheimhouding op rust.

1.9 Carcinogene stoffen
Stoffen die – wanneer men in contact komt met deze stof – kanker kunnen veroorzaken. Hoe kankerverwekkender de stof en hoe vaker en intensiever het contact, hoe groter de kans is dat de persoon daadwerkelijk kanker krijgt. Contact kan ingedeeld worden in huidcontact, inademing, contact met slijmvliezen, inname en contact met open wonden. Meer informatie kan worden verkregen bij het Internationaal Agentschap voor Kankeronderzoek en de Europese classificatie van carcinogenen.

1.10 Derde
Een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de bewerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de bewerker gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken.

1.11 Gebruiker of Gebruiker van persoonsgegevens
Gebruiker van persoonsgegevens is degene die als medewerker of anderszins geautoriseerd is door of namens Optimaal Werk en gelieerde bedrijven persoonsgegevens te verwerken.

1.12 Ioniserende straling
Ioniserende straling is straling die voldoende energetisch is om een elektron uit de buitenste schil van een atoom weg te slaan. Hierdoor krijgt het atoom in totaal een positieve lading in plaats van een neutrale lading, het atoom wordt geïoniseerd, en wordt een ion. Deze straling kan met niet zien, horen, proeven, ruiken of voelen. De straling ontstaat voornamelijk bij radioactiviteit. Dit is het spontane uiteenvallen van atoomkernen.

1.13 Opdrachtgever of Cliënt
Een natuurlijke of rechtspersoon (bedrijf of instelling) die aan Optimaal Werk en gelieerde bedrijven een opdracht tot dienstverlening heeft gegeven.

1.14 Optimaal Werk, Optimaal Arbo en Verzuim Beheer of Optimaal Werk en gelieerde bedrijven
Dit reglement betreft de bedrijven Optimaal Werk BV, Optimaal Arbo BV en Verzuim Beheer BV. Verder te noemen Optimaal Werk en gelieerde bedrijven. Optimaal Werk en gelieerde bedrijven namens wie al dan niet tezamen met anderen, ter verwezenlijking van haar doelstelling, namelijk verwerking van persoonsgegevens, plaatsvindt.

1.15 Toestemming van Betrokkene
Elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de Betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling hem betreffende verwerking van persoonsgegevens aanvaardt.

1.16 Verantwoordelijke
Optimaal Werk en gelieerde bedrijven (en haar directie).

1.17 Verwerking van persoonsgegevens
Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedures, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellend, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Artikel 2. Reikwijdte

2.1 Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens van Cliënten, en op alle verwerkingen van persoonsgegevens van werknemers van Cliënten, door of namens Optimaal Werk en gelieerde bedrijven.

Artikel 3. Doel van de verwerking van persoonsgegevens en herkomst van gegevens

3.1 Optimaal Werk en gelieerde bedrijven verwerkt gegevens ten behoeve van de volgende doelen:
– De arbeidsomstandighedenzorg in bedrijven en instellingen die daartoe met de Verantwoordelijke direct of indirect een overeenkomst hebben gesloten;
– Begeleiding bij ziekteverzuim (arbeidsongeschiktheid) van werknemers van bedrijven en instellingen die daartoe met de Verantwoordelijke direct of indirect een overeenkomst hebben gesloten;
– Het bevorderen van de re-integratie geheel of gedeeltelijk arbeidsongeschikte werknemers van bedrijven of instellingen welke zijn uitgevallen binnen de organisatie van Opdrachtgever dan wel een andere organisatie;
– Het bevorderen van de re-integratie van geheel of gedeeltelijke arbeidsongeschikte uitkeringsgerechtigden;
– Uitvoering van de wettelijke verplichtingen die voor een gecertificeerde arbodienst van toepassing zijn (Arbowet, Wet Verbetering Poortwachter, enz.).

3.2 Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt in overeenstemming met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

3.3 Persoonsgegevens kunnen afkomstig zijn van Betrokkene, diens leidinggevende of werkgever, personeel van Optimaal Werk en gelieerde bedrijven, curatieve sector, casemanager, UWV en andere bij de verzuimbegeleiding betrokken derde.

Artikel 4. Verwerken van persoonsgegevens

4.1 Optimaal Werk en gelieerde bedrijven zijn aanspreekbaar voor het goed functioneren van de verwerking van de persoonsgegevens en voor de naleving van de bepalingen in dit reglement.

4.2 Optimaal Werk en gelieerde bedrijven treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens. Zij draagt tevens zorg voor de nodige voorzieningen van technisch en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

4.3 Persoonsgegevens worden verwerkt indien en voor zover de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij Betrokkene partij is, of ondubbelzinnige toestemming van de Betrokkene is verkregen, of noodzakelijk ter behartiging is van een gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke, tenzij de belangen of de fundamentele rechten van de Betrokkene prevaleren, voor zover de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waarin Optimaal Werk en gelieerde bedrijven zijn onderworpen.

4.4 De verwerking van gegevens inzake de gezondheid genieten specifieke aandacht. Deze gegevens mogen alleen verwerkt worden voor zover dat noodzakelijk is voor een goede uitvoering van wettelijke voorschriften of voor re-integratie of begeleiding van Betrokkene in verband met ziekte en/of arbeidsongeschiktheid. Medische gegevens worden aangemerkt als Bijzondere Gegevens. De aard van deze gegevens brengt met zich mee dat de verwerking ervan een grote inbreuk kan vormen op de persoonlijke levenssfeer van Betrokkene. Op basis van de Wet Bescherming Persoonsgegevens kan Optimaal Werk en gelieerde bedrijvenBijzondere Gegevens’ voor re-integratiedoeleinden verwerken zonder dat zij daar toestemming voor nodig heeft van Betrokkene. Optimaal Werk en gelieerde bedrijven is op het moment van de verwerking verplicht Betrokkene te informeren over de verwerking van deze gegevens.

Artikel 5. Toegang tot de persoonsgegevens

5.1 Uitsluitend Gebruikers van persoonsgegevens hebben toegang tot de persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening.

5.2 Iedere Gebruiker van persoonsgegevens heeft een strikte geheimhoudingsplicht ter zake van de gegevens waarvan hij op grond van die toegang kennis neemt.

5.3 Derden hebben slechts toegang tot de persoonsgegevens, voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening en zijn op gelijke wijze als de Gebruikers van de persoonsgegevens gehouden aan  het Privacy reglement Optimaal Werk en gelieerde bedrijven, de geheimhoudingsplicht en de inhoud van dit reglement.

5.4 Optimaal Werk en gelieerde bedrijven draagt er zorg voor dat elke medewerker die betrokken is bij de uitvoering van gestelde werkzaamheden, een geheimhoudingsverklaring ondertekend. De geheimhoudingsverklaring is ondertekend en datum van ondertekening is duidelijk vermeld. Deze geheimhoudingsverklaringen kunnen desgewenst worden ingezien.

5.5 Als bijlage bij dit document is een autorisatieschema opgenomen (‘Toegang tot de persoonsgegevens’) waarin per functierol is aangegeven tot welke categorie (A, B, C en/of D) persoonsgegevens ingezien en bewerkt mogen worden.

5.6 Vastlegging en verstrekking van (medische) persoonsgegevens gebeurt op basis van de KNMG-code ‘Gegevensverkeer en samenwerking bij arbeidsverzuim en reïntegratie’ (opgesteld in december 2006, gepubliceerd in 2007 en te downloaden op www.knmg.nl).

Artikel 6. Beveiliging van persoonsgegevens

6.1 Door Optimaal Werk en gelieerde bedrijven wordt zorgvuldig omgegaan met persoonsgegevens. Hiertoe worden de persoonsgegevens op adequate wijze beveiligd.

6.2 Optimaal Werk en gelieerde bedrijven ziet er op toe dat beveiligingsvoorschriften voor de persoonsgegevens worden nageleefd.

6.3 Optimaal Werk en gelieerde bedrijven werken (nog) met papieren dossiers met (medische) persoonsgegevens. Deze zijn opgeborgen in afsluitbare kasten waarbij alleen die functierollen met sleutel toegang hebben die ook geautoriseerd zijn voor die persoonsgegevens.

6.4 Optimaal Werk en gelieerde bedrijven hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de ten uitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen.

6.5 Toegang tot gegevens in applicaties wordt geregeld door middel van het toekennen en beheren van autorisaties. Zie hiervoor de bijlage bij dit document ‘Toegang tot de persoonsgegevens’.

6.6 Optimaal Werk en gelieerde bedrijven verstrekt het privacyreglement indien gewenst via e-mail bij aanvang aan Opdrachtgever en/of Betrokkene. Het privacyreglement is na te lezen op de website van Optimaal Werk en gelieerde bedrijven (optimaalwerk.nl).

Artikel 7. Verstrekking van persoonsgegevens

7.1 Tenzij dat noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift dan wel ter uitvoering van een overeenkomst in het kader van een al dan niet wettelijke verplichting tot re-integratie, is voor verstrekking van persoonsgegevens aan Derden de voorafgaande toestemming nodig van Betrokkene.

7.2 Aan de Opdrachtgever (of werkgever van werknemer) worden géén mededelingen gedaan over enig bezoek van de werknemer aan een arbeidsomstandighedenspreekuur of vrijwillige deelname van een werknemer aan periodieke onderzoeken. Indien naar aanleiding van zo’n bezoek of deelname de Bedrijfsarts advies wenst te geven aan de Opdrachtgever (of werkgever van werknemer), dan is daarvoor de uitdrukkelijke en gerichte toestemming van de werknemer nodig. Deze toestemming is of aangetekend in het dossier en/of bevestigd middels een schriftelijke machtiging.

7.3 Optimaal Werk en gelieerde bedrijven verstrekken aan Opdrachtgever slechts die informatie (op basis van toegestane wet- en regelgeving) die noodzakelijk is voor de Opdrachtgever in het kader van het beoordelen van de loondoorbetaling, de verzuimbegeleiding of re-integratie, keuring of (preventieve) advisering. Optimaal Werk en gelieerde bedrijven verstekken geen andere aanvullende persoonsgegevens dan hiervoor genoemd aan Opdrachtgever, tenzij dit noodzakelijk is en Betrokkene daarvoor zijn uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven. Van deze toestemming wordt aantekening gemaakt in het medisch dossier.

7.4  Met inachtneming van bovenstaande en van het bij of krachtens de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de regels voor de verwerking van persoonsgegevens van zieke werknemers van de Autoriteit Persoonsgegevens (‘De zieke werknemer en privacy’, februari 2008) bepaalde worden persoonsgegevens zonder voorafgaande toestemming van Betrokkene verstrekt aan:
– Instituten ten behoeve van wetenschappelijke of statistische doelen indien en voor zover deze persoonsgegevens geanonimiseerd zijn (in casu niet herleidbaar tot Betrokkene), en hierbij voldaan is aan de eisen van de Autoriteit Persoonsgegevens ten aanzien van anonimisering;
– Uitvoeringsinstituten voor de sociale verzekeringen in het kader van het re-integratieplan volgens de richtlijnen van UWV;
– Verzekeringsmaatschappijen in het kader van de verzekering van de loondoorbetaling, Ziektewet, WIA/WGA volgens het convenant gegevensuitwisseling arbodiensten/verzekeraars.

Artikel 8. Inzage van opgenomen gegevens

8.1 Betrokkene heeft recht op inzage in en een afschrift van de op zijn persoon betrekking hebbende gegevens. Betrokkene dient daartoe een verzoek in te dienen bij Optimaal Werk en gelieerde bedrijven.

8.2 Aan een verzoek als bedoeld in dit artikel wordt binnen vier weken na ontvangst van het verzoek voldaan.

8.3 Het recht op inzage wordt alleen toegestaan aan Betrokkene of diens gemachtigde. Betrokkene of diens gemachtigde dienen zich in voorkomende gevallen te kunnen legitimeren en/of hun bevoegdheid aan te tonen.

8.4 Optimaal Werk en gelieerde bedrijven kan weigeren aan een in dit artikel bedoeld verzoek te voldoen voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van Betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen, de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten. 

8.5 Voor de verzending en verstrekking van afschriften wordt geen vergoeding in rekening gebracht.

Artikel 9. Aanvulling, correctie of verwijderen van opgenomen gegevens

9.1 Desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door of namens Betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.

9.2 Zijn opgenomen gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift van de verwerking, dan dient Betrokkene een schriftelijk verzoek in bij Optimaal Werk en gelieerde bedrijven waarin wordt verzocht om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van de gegevens. Optimaal Werk en gelieerde bedrijven beslist niet voordat de Gebruiker dan wel de Bewerker die de gegevens heeft verzameld of diens opvolger of waarnemer, is gehoord.

9.3 Binnen vier weken na ontvangst van het verzoek bericht Optimaal Werk en gelieerde bedrijven betrokkene schriftelijk of, dan wel in hoeverre aan het verzoek zal worden voldaan. Een weigering is altijd met redenen omkleed.

9.4 Verwijdering blijft achterwege voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.

9.5 Optimaal Werk en gelieerde bedrijven draagt er zorg voor dat een beslissing tot aanvulling, correctie of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

9.6 In geval van verwijdering van gegevens wordt in de gegevens een verklaring opgenomen dat op verzoek van Betrokkene de gegevens zijn verwijderd.

Artikel 10. Recht op verzet

10.1 Indien gegevens worden verwerkt in verband met de totstandbrenging of de instandhouding van een directe relatie tussen Optimaal Werk en gelieerde bedrijven of een Derden en Betrokkene met het oog op werving voor commerciële of charitatieve doelen, moet Betrokkene uitdrukkelijk toestemming hebben gegeven voor deze verwerking. Betrokkene kan hiertegen bij Optimaal Werk en gelieerde bedrijven te allen tijde kosteloos verzet aantekenen.

10.2 Optimaal Werk en gelieerde bedrijven zal in het geval van verzet maatregelen treffen om deze vorm van verwerking direct te beëindigen.

Artikel 11. Bewaartermijnen

11.1 Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt Betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.

11.2 Met inachtneming van wettelijke voorschriften stelt de Verantwoordelijke vast hoe lang en op welke wijze de persoonsgegevens bewaard blijven. Tenzij anders bepaald, eindigt de bewaartermijn 15 jaar na einde van het dienstverband van Betrokkene bij de werkgever, ofwel 15 jaar na (eerder) overlijden van Betrokkene, ofwel 15 jaar na beëindiging van de overeenkomst tussen Opdrachtgever en Optimaal Werk en gelieerde bedrijven.

11.3 De in artikel 11.2 genoemde bewaartermijn bedraagt 40 jaar indien Betrokkene is blootgesteld aan carcinogene stoffen of biologische agentia en indien Betrokkene heeft gewerkt met ioniserende straling dienen de gegevens bewaard te worden totdat de persoon op wie de gegevens betrekking hebben de leeftijd van 75 jaar heeft bereikt, maar tot tenminste 30 jaar na de blootstelling.

11.4 Indien de bewaartermijn is verstreken, worden de persoonsgegevens binnen een jaar uit het bestand verwijderd en vernietigd.

11.5 Ook vernietiging na afloop van de bewaartermijn blijft achterwege indien de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan Betrokkene of indien een wettelijke plicht tot bewaring hieraan in de weg staat.

Artikel 12. Klachten

12.1 Indien Betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd en/of indien Betrokkene meent andere redenen tot klagen te hebben, dient hij zich te wenden tot Optimaal Werk en gelieerde bedrijven.

12.2 Optimaal Werk en gelieerde bedrijven zal de klacht conform het Klachtenreglement van Optimaal Werk en gelieerde bedrijven in behandeling nemen. Het klachtenreglement is te downloaden op de website (www.optimaalwerk.nl), als ook kan er een op verzoek een kopie worden verstrekt.

Back To Top